A Receita Federal do Brasil publicou o Ato Declaratório Interpretativo nº 4 para autorizar que, tanto os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal, quanto os comprovantes de lançamentos neles efetuados sejam armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente.
A Lei que institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica (Lei nº 13.874/19) já contemplava tal possibilidade em seu artigo 10.
A partir de agora o documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, podendo, os documentos originais, serem destruídos depois de digitalizados, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação é sujeita a legislação específica.
Os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados depois de transcorrido o prazo de prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que eles se referem.
Por cautela, registramos que é necessário avaliar a necessidade da manutenção de documentos e/ou arquivos digitalizados para outras finalidades (além da fiscalização tributária). Citamos como exemplo, documentos para defesas administrativas e/ou ações judiciais em que o contribuinte busca reaver valores.
